一、会议前的准备
1、熟悉资料:
做好会议前的准备工作是做好会议记录的十分重要的一个环节。速记员一定要在会议前3天向主办方索要本次会议相关资料,告诉他们,这个对会议记录准确率起到非常大的作用,索要的资料有:
A、会议的主题、目的、议程、主持人
B、会议内容属于哪个行业
C、参会嘉宾的名单以及讲话领导的名单
D、会议相关背景资料
得到这些资料后,速记员就可以提前几天熟悉会议资料,预先对可能出现的生僻词汇或专业词汇进行熟悉，设定词库并练习几遍。一旦遇到就会得心应手了.为本次会议记录做好充足的资料准备,这是保证做好会议速记工作的非常重要的前提。
2、检查机器:
A、检查自己的电脑:有没有经常死机及黑屏等故障,如果有一定要彻底解决,另外一定要在会议前彻底查杀机器上的病毒。
B、检查自己的速录机:电池够用多长时间，连接线是否正常等硬件。
C、会议记录过程中如果一旦出现电脑死机黑屏,或者速录机打不出字等故障,给主办方带来的损失是无法估量的，也是无法挽救的,速录员要承担全部责任(严重),所以检查机器是非常重要的环节,如果有条件可以另外带上一套笔记本电脑和速录机备用。
3、熟悉路线:
一定要熟悉从你住地到达会议现场的行车路线及所用时间,有必要可以会前亲自去一趟会场。
4、熟悉议程:
一定要在会前向主办方索要会议的整个议程,这对速录员合理的安排时间非常重要。
5、保持联系:
一定要在会前与主办方及速记公司保持通畅联系,手机要开机,以免出现会议变化而没有及时通知速录员给双方带来损失。
6、特别提醒:
如果速录员在会前一旦出现不能承担本次会议记录工作的意外事故,一定要至少提前1天告知主办方,给主办方另找速录员的时间,以免给主办方带来重大损失。
二、会议记录过程：
1、精力集中:
会议开始后，速记人员要保持精力高度集中，特别是在详细记录时，一定不能分心，否则记录将无法进行。
2、记录过程:
一般说，按照会议的议程，与会者一个接一个地发言，这是比较好记的。但实际情况是，经常发生与会者热烈讨论，争先恐后地发言的场面。你一言，我一语，到底听谁的？记谁的？如果用录音机来记录的话，恐怕就是一塌糊涂了。速记人员的价值恰恰就是要在这种时候得到体现。毕竟人比机器聪明！通常的经验是，死死盯着主持人和主要领导。其实，就是谁的官大听谁的。
3、实时保存:
乘短暂的停止讲话时间,可以迅速地保存记录的文件,如果有时间,有必要另存一份,以防止正在记录的文件出现非法操作等突然故障，导致所有文件丢失。
三、会议结束整理：
会议结束之后，要在最短的时间内,对记录的内容进行整理：
1、对一些错字、白字进行纠错；
2、删除一些和会议不相干的、牛头不对马嘴的话；
3、排版也非常重要:字体、大小、行距等,一定要排得非常正规清晰。主办方不愿意看到你交上来的是一篇字体不一,排版乱七八糟的稿子,即使你记得再好,你在主办方眼里也大打折扣；
4、整理好的稿子分别存成word格式和txt格式,以方便主办方打开；
5、确认稿件交给主办方后,根据主办方的要求,把本次所有记录从自己电脑中删除,包括清空回收站。

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